引越しの前後には多くの手続きや連絡が必要ですが、会社への報告も忘れてはなりません。税金や年金の支払いに支障をきたす恐れもあるため、早めの報告を心がけましょう。そこで本記事では、引越しの報告を会社にすべき理由や怠った場合の注意点、そして報告の方法などを例文と合わせて解説します。

引越ししたら会社への報告が必要！

以下の理由から、引越ししたら会社への報告が必要です。

＜会社への報告が必要な理由＞

• 理由①税金や社会保険料、年金の支払いで必要なため
• 理由②通勤手当の支給で必要なため
• 理由③緊急時の安否確認で必要なため
• 理由④就業規則で決められているため

それぞれの理由について詳しく解説します。

理由①税金や社会保険料、年金の支払いで必要なため

会社では税金や社会保険料、年金の手続きを代行していますが、これらの手続きを正確に行うには正しい住所が必要です。古い住所のまま手続きを行うと、住民税が未納になるなどのトラブルに発展する可能性があるため、引越しの事実は速やかに会社へ伝えなければなりません。

理由②通勤手当の支給で必要なため

引越しにより最寄り駅が変わった場合、通勤手当の支給額が変わる可能性が高くなります。現在の支給額よりも交通費が高くなる場合は損をしてしまい、反対に現在の支給額よりも交通費が安いことを知りながら受給を続けると「業務上横領」に該当するため注意しましょう。

理由③緊急時の安否確認で必要なため

災害発生時や無断欠勤といった緊急時に安否確認が必要になった際、会社側は登録されている住所を対象に調査を行います。このような場合に正しい住所が伝わっていなければ救助・救援が遅れ、最悪の場合は命の危険にさらされるリスクがあるのです。

理由④就業規則で決められているため

引越し等で住所が変わった場合は、速やかに報告することをほとんどの会社が就業規則で定めています。就業規則に違反すると、懲戒処分の対象となる場合もあるため、定められた期日までに住所変更の手続きを済ませましょう。

引越し後に会社へ報告をしない・遅れた場合はどうなる？

引越しの報告を怠った場合、税金未納などのトラブルに発展する可能性があるほか、交通費を横領しているとみなされたり、就業規定に違反したりする恐れもあります。最悪の場合は懲戒処分などの重い罰が下されるリスクもあるため、会社への報告は速やかに行いましょう。

会社に引越しの報告はいつまでにするべきか？

会社に引越しの報告をするタイミングは、主に以下の2点です。

＜会社に引越しの報告をするタイミング＞

• 就業規則で決められたタイミングで報告するのが基本
• 引越し前に報告しておくとスムーズな場合もある

順番に詳しく解説します。

就業規則で決められたタイミングで報告するのが基本

基本的には、就業規則で定められた期日までに住所変更の手続きを済ませましょう。具体的な期日がわからない場合は、会社の相談窓口や総務部・人事部、あるいは直属の上司に聞いておくことをおすすめします。

引越し前に報告しておくとスムーズな場合もある

時間に余裕がある場合は、可能な限り新居が決まったタイミングで引越しの報告を済ませましょう。早めに手続きを完了させておけば、スムーズに保険や年金の手続きを済ませられます。ケガや病気により健康保険が必要になった場合でも早めに手続きを済ませておけば、住所の相違によるトラブルを避けられるでしょう。

会社に引越しの報告をする方法

会社に引越しの報告をする方法は以下の3つです。

＜会社に引越しの報告をする方法＞

• 書面で報告する場合
• メールで報告する場合【例文あり】
• 電話・口頭で報告する場合

メールの例文も交えながら詳しく解説します。

書面で報告する場合

最も一般的な方法は、書面を使った報告です。総務部や人事部に引越しを行ったことを伝えると、住所変更届などの書類が発行されるため、必要事項を記入して提出しましょう。住民票や運転免許証の写しを同封するよう求められる場合もあるため、必要書類の確認も忘れずに行ってください。

メールで報告する場合【例文あり】

書面での報告が不要な場合、もしくはメールで書類の取り寄せを行う場合は、総務部や人事部宛てにメールで引越しの報告を行いましょう。この場合の例文をご紹介します。

総務部人事課 ご担当者様 お世話になっております、〇〇部〇〇課の〇〇です。 このたび引越しすることになりましたので、旧住所および新住所をご報告申し上げます。 旧住所：〇〇県〇〇市〇〇町～ 新住所：〇〇県〇〇市〇〇町～ 新住所の最寄り駅は〇〇駅で、通勤経路は〇〇、会社までの所要時間は約〇分です。 その他、必要な手続きがございましたらお知らせください。 お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

電話・口頭で報告する場合

直属の上司に引越しの報告をする場合は、メールよりも電話もしくは口頭で報告したほうが丁寧です。ただし、原則として書面による会社への報告は別途必要になります。その後の手続き方法については上司からの指示を仰ぎ、適切な方法で住所変更の手続きを行いましょう。

会社への引越し報告に関する良くある質問

会社への引越し報告に関する良くある質問3つにお答えします。

＜会社への引越し報告に関する良くある質問＞

• 同棲する場合はその旨を報告するべき？
• 上司にも報告するべき？
• 引越しをまわりに知られたくない場合はどうする？

気になるポイントを確認したうえで、正確に引越しの手続きを進めましょう。

同棲する場合はその旨を報告するべき？

引越しの理由を正確に伝える義務はありません。報告したい場合は上司や関係者に伝えて構いませんが、そうでなければ同棲の事実を伝えなくても大丈夫です。会社へ提出する書類にも、基本的に引越しの理由を記載する欄はありません。

上司にも報告するべき？

引越しについて上司に報告する義務はありません。人事部や総務部と連絡をとり、書類の提出さえ行えば、上司に報告せずに引越しを行っても大丈夫です。

引越しをまわりに知られたくない場合はどうする？

どのような事情があったとしても、会社への報告は必須です。それでもまわりに知られずに引越しを済ませたい場合は、総務部や人事部に書類を提出する際にできるだけ他人に知られたくない旨を正直に伝えましょう。

まとめ

引越しを行った場合は、総務部や人事部と連絡をとり、住所変更の手続きを行う必要があります。報告を怠ると就業規則に違反したり、交通費を横領したとみなされたりする可能性があるため要注意です。できれば新居が決まり次第会社に報告を行い、トラブルが発生するリスクを回避しましょう。

引越革命のラク越では、電気・ガスなどの手続き代行や不用品の引取りといったサービスを実施しています。引越しの準備にかかる時間を大幅に削減できるため、会社や上司に引越しの報告をする時間をつくりやすいでしょう。トラブルなく引越しを完了させたいならば、ぜひ引越革命をご利用ください。